仕事を進める上で、上司やら仲間に報告するのは必要よね。ルーチンワークじゃないなら尚更。
職場によっては月報/週報/日報があると思うけど、三種とも書いてた経験がある。
その上で思ったこと。
月報
フォーマットにも寄ると思うけど、月初めに立てた目標についての達成具合、その月に何をしたかを書いてた。当時関わってたプロジェクトの数が多かったため、書くのに1時間以上かかることもよくあった。
月末に書く場合、月の初めごろにやったことを思い出すのが大変だった。メールを見ながら思い出してた。
週報
月報と同じく目標、達成具合、その週にやったこと、次週にやることを書いてた。また、そのときのフォーマットでは問題点や雑記を書く欄があったので記入していた。30分ぐらいで書いてた。
日報
その日やったこと、次の日にやること、問題点を書いてた。1日分なので3〜5分ぐらいで書いてた。箇条書きで3〜10行ぐらい。仕事が暇になってくると、次の日にやることがないとは書けないので、仕事の指示をもらってから書いて帰る。
月当たりの所要時間
月報は月に1時間ぐらい。週報は30分*4=2時間ぐらい。日報は5分*20=1時間20分。
週報を20分で書いてたら日報と変わらないぐらいなのかな。
報告の確認
受け取った人は月報/週報/日報を確認するために時間を割くよね。フォーマットにもよるけど、月報の場合分量が多いからかなり時間かかりそう。チェックする間は他の仕事が止まるわけだから、そのあたりも考慮した分量にしないとだめか。
日報のように頻度が高いほうが報告を元に指示を出しやすいと思う。頻度が高いものの場合は報告に負担がかからないよう、分量は少なめにすべき。時間はお金。
内容について
業務を進める上で役に立たないような報告書は意味がない。読む人がわかるように書く。報告はあいまいなことは書かず、進捗を簡潔に書く。箇条書きだと見やすい。
また予定などを記入する場合、具体的な期限や日数、時間を書くとスケジュールを把握しやすい。
書きやすいフォーマットを用意するのも重要だと思う。
報告を残すこと
報告をする者としては記入することが多ければ、「仕事をした」という達成感がある気がする。また後から報告書を見直すことで予定を確認できたり、長い期間で見た問題点を見つけられる可能性もある。あと、報告書は何かあったときの証明にもなるのか？
だからどうした
まあ、たまたま仕事をしてて思いついたからこんなことを書いただけ。自分が指示する立場になったときどうするんだろうか。
あと、報告の方法もいろいろあるよね。チケットベースで報告したりとか、報告書じゃなくて口頭でとか。やりやすい方法でいいんじゃないかな。個人的には1回あたりの負荷が軽い日報が楽だけど。
